برنامه اقدام چیست؟ اجزاء و مراحل ترکیب آن


یک برنامه عملیاتی یا برنامه عملیاتی را می توان نقشه راه دستیابی به اهداف دانست. تدوین این سند اساسی بهترین راه برای دستیابی به اهداف اصلی و نگه داشتن اعضای گروه در مسیر پیشرفت است. در این مقاله می خواهیم به شما بگوییم که برنامه عملیاتی چیست و چه اجزایی دارد و تفاوت آن با طرح پروژه را به شما بگوییم و مراحل توسعه آن را گام به گام شرح دهیم.

برنامه اقدام چیست؟

برنامه اقدام سندی است که شامل فهرستی از اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف پروژه است. بنابراین، برنامه اقدام باید دارای چند جزء اصلی باشد:

  1. منابع لازم برای دستیابی به اهداف پروژه؛
  2. جدول اقدامات و وظایف گروه های کاری؛
  3. اسامی و مشخصات اعضایی که در دستیابی به اهداف پروژه مشارکت خواهند داشت.

در گام اول، برنامه اقدام باید شامل مراحل اجرای پروژه و فهرست جامعی از وظایف لازم برای دستیابی به اهداف آن باشد. علاوه بر این، مراحل و مراحل عملی از لحظه شروع پروژه تا پایان آن باید در برنامه عملیاتی گنجانده شود. به عبارت دیگر، برنامه عملیاتی را می‌توان به‌عنوان یک طرح اجرای پروژه در نظر گرفت که در طول اجرای مراحل مختلف آن، راهنمای پیمانکاران خواهد بود.

علاوه بر گنجاندن مراحل عملیاتی و برنامه عملیاتی در برنامه اقدام، وظایف هر فرد و گروه کاری درگیر در پروژه نیز تعریف و در آن گنجانده شده است. به طور معمول، بسیاری از مدیران پروژه از نرم افزارهای خاصی مانند برنامه مدیر پروژه در مراحل مختلف کار، از تدوین و نگارش اولیه تا اجرا و نظارت بر برنامه اقدام، استفاده می کنند. این نرم افزارها به دلیل استفاده از ابزارها و امکانات ویژه ای مانند نمودار گانت، تابلوهای کانبان و تقویم پروژه نقشی بی بدیل در اجرا و نظارت بر مراحل مختلف پروژه ایفا می کنند.

هدف از تدوین برنامه اقدام چیست؟

هدف اصلی از تدوین برنامه اقدام، تعریف وظایف و اقدامات مورد نیاز برای تکمیل پروژه در یک توالی منطقی و بر اساس برنامه زمانی اولیه است. علاوه بر این، همه موارد لازم برای اجرای پروژه و تحقق اهداف آن از شرح اقدامات تا مشخصات اعضای کارگروه ها، وابستگی های چندوظیفه ای، نقاط عطف و منابع در برنامه عملیاتی گنجانده شده است. برای تکمیل پروژه مورد نیاز است.

هنگامی که مدیران پروژه به یک برنامه عملیاتی یا برنامه عملیاتی مکتوب دسترسی دارند، می توانند به راحتی هر کار و اقدامات برنامه ریزی شده را طبق برنامه زمان بندی انجام دهند تا روند اجرای پروژه مطابق انتظار پیش برود.

ناگفته نماند که برنامه اقدام یک سند ثابت و لایتغیر نیست، بلکه باید ماهیت پویا داشته و با الزامات و شرایط جدید سازگار باشد.

تفاوت بین برنامه اقدام و طرح پروژه

برنامه اقدام با طرح پروژه متفاوت است. هر دو سند شامل شرح وظایف و منابع و زمان‌بندی مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه است، در حالی که برنامه پروژه، در مقایسه با برنامه اقدام، حاوی جزئیات بیشتری در مورد مراحل عملیاتی، استراتژی‌های حداقل‌سازی ریسک، معیارهای ارزیابی کیفیت و جداول زمان‌بندی ارتباطات است. . او با علاقه مندان است. از سوی دیگر، برنامه عملیاتی مشابه فهرست و شرح خلاصه وظایف، منابع و زمان‌بندی مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه است.

زمانی که قرار است یک پروژه در مقیاس بزرگ در یک افق زمانی بلندمدت تعریف شود، در مرحله اول سند طرح پروژه تهیه می شود. سپس در مرحله دوم، مدیران پروژه به سمت ایجاد سند برنامه اقدام می‌روند و مراحل تکمیل اقدامات و جریان تخصیص منابع را در مورد نحوه انجام، به اشتراک گذاشتن وظایف و تعیین ضرب‌الاجل شرح می‌دهند.

به طور خلاصه می توان گفت که طراحی برنامه و برنامه عمل از 3 جنبه با یکدیگر تفاوت دارند که در ادامه به آن می پردازیم.

1. پیچیدگی

در مقایسه با طرح پروژه، برنامه اقدام مبتنی بر فهرست و ماهیت انتزاعی است. این سند بر وظایف، منابع و زمان‌بندی‌های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه تمرکز دارد و جزئیات بیشتری در مورد استانداردها و فرآیندهای تکمیل پروژه ندارد.

2. یک دوره زمانی

برنامه عمل بیشتر بر اهداف کوتاه مدت و مشخص متمرکز است. این اهداف ممکن است ماهیت مستقل و مستقل داشته باشند یا ممکن است مطابق با اهداف پروژه مادر تعریف شوند. علاوه بر این، این طرح ماهیت جامع‌تری دارد و شامل تمام اهداف بلندمدتی است که ممکن است ماه‌ها یا حتی سال‌ها طول بکشد تا دستیابی به آن‌ها انجام شود.

3. جریان

برنامه های عملیاتی ماهیت خطی دارند و هر کار و اقدامی از پایان کار دیگری شروع می شود و در ابتدای کار دیگر به پایان می رسد تا در نهایت به اهداف پروژه دست یابد. از طرفی طرح پروژه شامل مراحل یا مراحل متعددی از جمله برنامه ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و بررسی است که هر کدام دارای مراحل و وظایف خاصی بوده و به صورت موازی انجام می شوند.

اجزای برنامه اقدام

1. اهداف

اهداف را می توان اساسی ترین جزء برنامه اقدام در نظر گرفت که به عنوان یک قطب نما، مسیر و روند اجرای عملیات پروژه را تعیین می کند.

2. مراحل و مراحل

مراحل و مراحل مورد نیاز برای تکمیل پروژه قلب برنامه عمل است. در این قسمت جزئیات و مراحل مهم برای تحقق اهداف پروژه توضیح داده شده است. بعلاوه، مراحل و مراحل به گونه ای فرموله می شوند که پروژه و اهداف آن را به زیرمجموعه های کوچکتر و قابل مدیریت تری تقسیم کرده و چارچوبی برای شناسایی وظایف، تخصیص منابع و ترسیم برنامه زمانی فراهم کند.

3. موارد و موارد

تمام جزئیات مراحل مختلف برنامه عملیاتی در موارد یا عناصر گنجانده شده است. این عناصر باید به دقت توضیح داده شوند و برای مدیران قابل اجرا و قابل درک باشند.

4. جدول زمانی

سایر عناصر مهم یک برنامه اقدام، جدول زمانی یا برنامه زمانی برای تکمیل وظایف و دستیابی به اهداف است. تنظیم و تنظیم مجدد انتظارات، نظارت بر پیشرفت اهداف و حصول اطمینان از پیشرفت پروژه بر اساس برنامه زمانبندی از جمله وظایف مهم و ضروری برنامه زمانبندی است.

5. مراجع

منابع را می توان به عنوان ورودی های مورد نیاز برای تکمیل پروژه توصیف کرد و شامل اجزایی مانند زمان، بودجه، ابزار و نیروی کار است. شناسایی منابع قبل از شروع فرآیند اجرای پروژه، آگاهی پیمانکاران را از انجام به موقع وظایف تسهیل می کند.

6. ماتریس

برنامه اقدام دارای مؤلفه دیگری به نام ماتریس برنامه است که یک برنامه ساختاریافته برای برنامه ریزی وظایف و اقدامات در اختیار مدیران قرار می دهد. این ماتریس مانند یک نقشه راه، مراحل عملیاتی را بر اساس معیارهایی مانند اولویت، وضعیت و نحوه تخصیص منابع دسته بندی می کند.

7. گزارش دهید

گزارش برنامه اقدام یک نمای کلی از پیشرفت اهداف پروژه و تکمیل وظایف ارائه می دهد. جزئیاتی مانند زمان صرف شده، وظایف تکمیل شده، هزینه ها و هر چیزی که باعث پیشرفت یا حتی عقب افتادن پروژه شده است در گزارش گنجانده شده و در اختیار مدیران و مدیران قرار می گیرد.

8. واگذاری تعهدات

در هر پروژه ای، هر کار یا اقدامی باید به فرد یا گروه خاصی محول شود. این کار در تقسیم وظایف انجام می شود و با تعیین دقیق وظایف و مسئولیت ها، علاوه بر آگاه سازی افراد از وظایف خاص خود، بهتر است انتظار پاسخگویی از آنها نیز داشته باشیم.

مراحل اصلی تدوین برنامه اقدام

قبل از ادامه توضیح مراحل اصلی تدوین یک برنامه اقدام، باید به خاطر داشته باشیم که هرگز نباید از وظایف و مراحل حیاتی پروژه خود غافل شوید.

توسعه یک برنامه اقدام در ابتدایی ترین شکل آن به معنای نوشتن فهرستی از وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه و اولویت بندی آنهاست. سپس، زمانی که فرآیند اجرای پروژه را شروع می‌کنید، می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام وظایف را می‌خواهید محول کنید، برون‌سپاری کنید یا حتی آن‌ها را به تاخیر بیندازید.

در ادامه با روند نوشتن و ایجاد یک برنامه عمل آشنا می شویم.

1. اهداف خود را مشخص کنید

در گام اول باید بدانید که هنگام اجرای پروژه چه اهدافی را دنبال می کنید. بدانید اکنون کجا هستید و سپس بفهمید که به کجا می خواهید بروید. همچنین منابع موجود خود را شناسایی کنید و بر اساس آنچه دارید، اهداف تعیین کنید.

2. فهرستی از کارها تهیه کنید

پس از تعریف و شفاف سازی هدف، نوبت به تعریف وظایف و فعالیت های مورد نیاز برای رسیدن به هدف می رسد. در این مرحله وظایف و اقدامات مورد نیاز برای تکمیل پروژه را فهرست کنید و سپس آنها را اولویت بندی کنید و به هرکدام جدول زمانی و ضرب الاجل کلیدی اضافه کنید.

3. وظایف اصلی را تعریف کنید

آیا وظایفی در پروژه وجود دارد که قبل از سایر فعالیت ها باید تکمیل شوند؟ این وظایف در دسته فعالیت های حیاتی قرار می گیرند و باید در راس اولویت ها قرار گیرند و زمان بندی واقعی برای تکمیل آنها در نظر گرفته شود. اگر می‌خواهید این وظایف را به یک گروه کاری خاص محول کنید، به روابط و وابستگی‌های مرتبط و مهلت تکمیل آنها نیز توجه کنید.

4. به افراد و گروه ها وظایف محول کنید

تا این مرحله پروژه به چندین زیرمجموعه تقسیم می شد و اکنون باید کارها را به افراد و گروه های کاری فوروارد کنید. در این مرحله، منابعی را که در اختیار دارید، از زمان تا عوامل انسانی، با دقت به وظایف مورد انتظار اختصاص دهید. همچنین می توانید از روش های دیگر توزیع وظایف مانند برون سپاری استفاده کنید.

5. نظارت، ارزیابی و بهبود پیشرفت پروژه

در آخرین مرحله و به موازات پایان پروژه نوبت به ارزیابی عملکرد می رسد. در این مرحله باید بازخورد، یادگیری و تجربیات خود را از فرآیند اجرای پروژه جمع آوری کرده و خلاصه ای از آن را برای بهبود برنامه ریزی و اجرای پروژه های آتی تهیه کنید. اگر با گروه بزرگی از کارشناسان مدیریت پروژه همکاری می کنید، بهتر است آموخته های فردی خود را به اشتراک بگذارید.

آخرین کلمه

تدوین یک برنامه عملیاتی یا برنامه عملیاتی یکی از روش های آسان و سریع مدیریت پروژه است. با استفاده از این سند یکپارچه و فشرده، می توانید به سرعت منابع و فعالیت های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه را فهرست کنید و پیشرفت کارها را طبق برنامه زمان بندی پیگیری کنید.

اگر دستی در نوشتن و تدوین برنامه اقدام دارید و یا قبلاً تجربه کار با اسناد مدیریت پروژه در فرآیند اجرای پروژه های فردی یا سازمانی را کسب کرده اید، لطفاً آن را با ما و مخاطبان به اشتراک بگذارید. به نظر شما یک برنامه اقدام نمونه خوب باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟

جلسات خود را به کارآمدترین شکل ممکن مدیریت کنید. و از هدر دادن هزاران ساعت وقت سازمانی خودداری کنید.