ماتریس مدیریت زمان چیست و چگونه کار می کند؟

اکثر مردم با مشکلی به نام کمبود وقت مواجه هستند. گاهی اوقات کارهای روزانه آنقدر زیاد است که برای افراد وقت باقی نمی گذارد. یکی از ساده ترین تکنیک هایی که می تواند به حل این مشکل کمک کند استفاده از ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور است.

آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بود که دو دوره از سال 1953 تا 1961 خدمت کرد. آیزنهاور قبل از اینکه رئیس جمهور شود، یک ژنرال ارتش بود. در طول جنگ جهانی دوم، او به عنوان فرمانده متفقین در اروپا خدمت کرد و مسئول طراحی و اجرای حملات به شمال آفریقا، فرانسه و آلمان بود. آیزنهاور در مقطعی از زندگی خود رئیس دانشگاه کلمبیا بود و همچنین اولین فرمانده عالی ناتو شد.

آیزنهاور توانایی عجیبی برای حفظ بهره وری خود نه تنها برای هفته ها یا ماه ها، بلکه برای دهه ها داشت. بنابراین، جای تعجب نیست که روش مدیریت زمان او توسط افراد زیادی مورد مطالعه قرار گرفته است. اجازه دهید در این مقاله توسط مگ عالیه بیایید در مورد مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور صحبت کنیم.

اهمیت مدیریت زمان در زندگی

مدیریت زمان در زندگی به شما این امکان را می دهد که روزهای خود را به گونه ای برنامه ریزی کنید که با تلاش کمتری کار خود را به پایان برسانید و از زمان محدودی که در اختیار دارید حداکثر استفاده را ببرید. مدیریت زمان منجر به بهبود کارایی و بهره وری، کاهش استرس و موفقیت بیشتر در زندگی می شود.

تعیین انواع کار بر اساس اضطرار و ضرورت

هیچ یک از کارهایی که باید در زندگی خود انجام دهید از نظر فوریت یا ضرورت یکسان نیستند. اگر می خواهید بیشترین استفاده را از زمان خود ببرید، ابتدا باید فعالیت های خود را به چهار گروه تقسیم کنید:

• فوری و فوری: کارهایی که باید فورا انجام شوند، مانند نوشتن یک مقاله برای امروز.
• غیر فوری و ضروری: کارهایی که می توانید در آینده برای انجام آنها برنامه ریزی کنید، مانند ورزش کردن، جستجوی مقالات و تماس با دوستان یا اعضای خانواده.
• فوری و غیر ضروری: وظایفی که می توانید به شخص دیگری محول کنید، مانند پاسخ دادن به ایمیل های خاص.
• غیر فوری و غیر ضروری: چیزهایی که می توانید حذف کنید، مانند تماشای تلویزیون یا استفاده از رسانه های اجتماعی.

بررسی ماتریس مدیریت زمان

ماتریس یک ساختار مستطیلی یا مربعی است که شامل مجموعه ای از اعداد یا عبارات است که در تعدادی ستون و ردیف مرتب شده اند. این ابزار مفید در زمینه های مختلف علم و زندگی مانند جامعه شناسی، پزشکی، مهندسی و … کاربرد دارد.

ماتریس مدیریت زمان یا ماتریس آیزنهاور یک ساختار مربعی است که به چهار مربع کوچکتر تقسیم می شود. دو مربع در بالا و دو مربع در پایین وجود دارد و هر کدام با توجه به فوریت یا ضروری بودن وظایف برچسب گذاری شده است:

• مربع بالا سمت چپ: کار فوری و ضروری
• مربع بالا سمت راست: کارهای غیر فوری و ضروری
• مربع پایین سمت چپ: کارهای فوری و غیر ضروری
• مربع پایین سمت راست: کارهای غیر ضروری و غیر ضروری

نمایش ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور که گاهی به آن جعبه آیزنهاور یا ماتریس تصمیم آیزنهاور نیز گفته می شود، روشی ساده اما بسیار موثر برای اولویت بندی و مدیریت وظایف و زمان است. از نظر آیزنهاور باید ضرورت و فوریت فعالیت های مختلف را در نظر گرفت و به آنها توجه و وقت گذاشت.

ماتریس آیزنهاور شما را مجبور می کند که تمام فعالیت های خود را اولویت بندی کنید و آنها را به چهار گروه مختلف تقسیم کنید. فوراً یکی از این چهار گروه را که با کارهای غیر فوری و غیر ضروری همراه است حذف کنید. بنابراین تنها سه کار ارزشمند برای تمرکز بر روی آنها باقی می ماند.

نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور

اولین مربع در ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور “to” نامیده می شود. زیرا این کارها بسیار مهم هستند و ترجیحاً در یک روز انجام می شوند.

کارهایی که در این دسته قرار می گیرند معمولاً به زمان و انرژی زیادی نیاز دارند و بیشتر افراد تمایلی به انجام آن ها ندارند. اگر این کارهای سخت را در ابتدای روز انجام دهید، از کارهای بعدی لذت بیشتری خواهید برد و عزت نفستان بهبود می یابد.

مربع دوم ماتریس آیزنهاور “تصمیم گیری” نامیده می شود که مربوط به کارهای غیر فوری و ضروری است. اگرچه این کارها فوری نیستند، اما باید زمانی را برای تکمیل آنها تعیین کنید.

سومین مربع از ماتریس مدیریت زمان، به نام “نمایندگان”، به وظایفی می پردازد که فوری هستند اما اهمیت کمی دارند.

مربع سوم برای کار گروهی بسیار مهم است. شما می توانید این وظایف را به تنهایی انجام دهید، اما واگذاری آنها به فرد مناسب به بهبود کار گروهی کمک می کند. همچنین به شما زمان بیشتری برای تکمیل وظایف دو مربع اول می دهد.

برای اطمینان از پیشرفت باید کارهای محول شده را از طریق تلفن، ایمیل یا حضوری پیگیری کنید. تفویض اختیار بدون پیگیری فایده ای ندارد. زیرا در نهایت هیچکس پاسخگوی نتیجه کار نخواهد بود و مسئولیت مشکلات را بر عهده نخواهد گرفت.

آخرین مربع “حذف” نامیده می شود. زیرا به شما کمک می کند کارهای غیر ضروری و غیر ضروری را شناسایی کرده و از برنامه خود حذف کنید. عادت های بدی که وقت شما را تلف می کنند را شناسایی کنید و از شر آنها خلاص شوید.

نکات مهم مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور

در استفاده از ماتریس آیزنهاور بهتر است به توصیه های زیر توجه کنید:

• فهرستی از کارها تهیه کنید. به این ترتیب دیگر لازم نیست همه چیز را به خاطر بسپارید. علاوه بر این، شما خود را در قبال وظایفی که در اولویت قرار داده اید مسئول می دانید.
• برای وظایفی که در هر یک از چهار گروه ماتریس مدیریت زمان قرار می دهید سقفی تعیین کنید. بهتر است در هر دسته بیش از هشت کار قرار ندهید.
• در پایان روز، برای روز بعد برنامه ریزی کنید. وظایف خود را صبح زود مرور کنید و روی تکمیل آنها تمرکز کنید.

• عوامل حواس پرتی را از بین ببرید. اجازه ندهید دیگران اولویت های شما را تعیین کنند. استفاده از هدفون باعث می‌شود حواس‌تان به سر و صدای محیط پرت نشود. اگر همکارانتان در ساعات اوج کار حواس شما را پرت می کنند، به آنها اطلاع دهید.
• از ابزارهایی استفاده کنید که به ترک عادت های بد کمک می کنند. برای مثال، می‌توانید از ابزارهایی برای مسدود کردن شبکه‌های اجتماعی در ساعات کاری استفاده کنید.

آخرین کلمه

تکنیک های زیادی برای مدیریت بهتر زمان وجود دارد که یکی از آنها ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور است. ماتریس آیزنهاور یک استراتژی کامل نیست. اما این یک ابزار تصمیم گیری مفید است که بهره وری را افزایش می دهد و به حذف رفتارهایی که زمان را تلف می کنند و به ندرت شما را به سمت اهدافتان سوق می دهد، کمک می کند.

سوالات متداول